HUISHOUDELIJK REGLEMENT TPV SET’77

TPV Set ‘77 TPV Set‟77

Sportpark "de Bundel"

Boekelsedijk 1a

5411 NW ZEELAND

Postadres

Secretariaat TPV Set'77

Boekelsedijk 1a

5411 NW Zeeland

secretariaat@set77.nl

Versie : februari 2022

Auteur(s): Bestuur TPV Set‟77

www.tpvset77.nl / e-mail secretariaat@tpvset77.nl

Inleiding

1. Rechten, verplichtingen en gedragsregels van de leden
2. „Fair Play‟ omgangsregels en vertrouwenscontactpersoon(VCP)
3. Bestuursvergaderingen
4. Algemene vergaderingen
5. Leden
6. Commissies
7. Besluitvorming
8. Bestuur
9. Verplichtingen van het bestuur
10. Straffen
11. Aanmeldingsformulier
12. Slotbepalingen

Inleiding

Voor de vereniging is het van belang naast de statuten en een handleiding voor bestuursleden ook een huishoudelijk reglement te hebben waarin o.a. de regels voor en verplichtingen van de leden zijn vastgelegd. De leden hebben de taak om in de zin van deze regels en verplichtingen te handelen en eventueel andere leden hierop te wijzen en zo nodig te corrigeren. Het bestuur kan bij het niet naleven of negeren van dit reglement passende maatregelen nemen. Bij afwijken van dit reglement op enig onderdeel, moet een bestuurlijke beslissing genomen worden.

Het is best mogelijk dat de zakelijke formulering van het reglement wat minder plezierig wordt ervaren. Toch heeft het bestuur, ter wille van een goede organisatie en het op financieel verantwoorde wijze leiden van de vereniging, een dergelijk reglement nodig. Ook het belang, de verantwoordelijkheid en de inzet van de vrijwilligers van de vereniging (bestuurs- en commissieleden) dragen inhoudelijk bij aan de opstelling van dit reglement.

Het bestuur vraagt dan ook uw welwillende medewerking om in de geest van dit reglement uw lidmaatschap in te vullen. Uw attentie en loyaliteit dragen bij tot het HUISHOUDELIJK REGLEMENT TPV SET’77 Pagina 2 beperken van de hoeveelheid vrije tijd, die andere leden in de vereniging steken ten gunste van uw tennisplezier en de daaruit voortvloeiende sociale contacten.

1 Rechten, verplichtingen en gedragsregels van de leden

Artikel 1.

De leden zijn verplicht zich te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Zij zijn verplicht om op de baan gepaste tenniskleding en - schoenen te dragen.

Artikel 2.

De leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het inschrijfgeld te voldoen middels een incasso door het bestuur van het desbetreffende verenigingsjaar. De openstaande facturen zullen 5 dagen na factuurdatum worden geïncassseerd. Het bestuur zal aan de leden die niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien het lid een maand na de vervaldatum niet geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan, is hij vanaf die datum zonder recht van beroep uitgesloten van deelname aan de activiteiten van de vereniging totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende die periode kan het lid in de vereniging geen rechten uitoefenen en blijft hij verplicht te voldoen aan alle verplichtingen welke uit het lidmaatschap voortvloeien.

Artikel 3.

De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuurs- en commissievergaderingen zijnde), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn of deel te nemen.

2 ‘Fair Play’, omgangsregels en vertrouwenscontactpersoon (VCP)

Artikel 4.

TPV Set‟77 Zeeland streeft naar een cultuur waarin een veilige en goede sfeer centraal staat. Om dat te bereiken geldt voor specifieke doelgroepen binnen de vereniging de „Algemene gedragscode Fair Play KNLTB‟ en het „KNLTB Reglement Fair Play‟.

Op en naast de baan dient iedereen - van pure recreant tot topspeler, tennisleraar, begeleider, scheidsrechter, toeschouwer, ouder of bestuurder/vrijwilliger - zich eerlijk en sportief te gedragen.

De Algemene Gedragscode is van toepassing op alle KNLTB-leden, maar in beginsel ook op niet-KNLTB leden die op enigerlei wijze betrokken zijn bij de tennis- en padelsport. Dus ook niet-KNLTB-leden zijn op het tennispark van TPV Set‟77 gebonden aan „Fair Play‟.

Ongewenst of niet integer gedrag passen niet binnen de sport, en daarmee ook niet binnen de tennis- en padelsport. De KNLTB en TPV Set‟77 staan voor een integere tennis- en padelsport.

Indien leden te maken krijgen met seksuele intimidatie, discriminatie, machtsmisbruik of pesten, zijn er vertrouwenscontactpersonen (VCP) binnen TPV Set‟77 die op vertrouwelijke wijze slachtoffers opvangen en de juiste weg kunnen wijzen. Daarnaast rapporteert de VCP indien noodzakelijk aan het bestuur en doet aanbevelingen om een veilige omgeving voor alle leden te waarborgen.

De gedragscodes zijn bindend voor betrokkenen. Op overtredingen van gedragscodes is het KNLTB-tuchtrecht of het tuchtrecht van het Instituut Sportrechtspraak (ISR) van toepassing.

Meer informatie over het „Fair Play – beleid‟ van KNLTB en TPV Set‟77: www.knltb.nl/alles-over-de-knltb/regels-en-gedrag/fair-play/

Op de website van TPV Set‟77 zijn de gegevens van de VCP te vinden.

3 Bestuursvergaderingen

Artikel 5.

De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij elk agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 6.

Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke (per gewone post of digitaal) uitnodiging aan ieder bestuurslid, ten minste zeven dagen vóór de datum van de vergadering. Bij de oproeping wordt tevens vermeld of toepassing wordt gegeven aan de mogelijkheid om door middel van een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de vergadering en eventuele aanvullende voorwaarden die daarbij gelden. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

4 Algemene vergaderingen(ALV)

Artikel 7.

Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de HUISHOUDELIJK REGLEMENT TPV SET’77 Pagina 4 leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.

Artikel 8.

De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, elk voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending van de uitnodiging door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.

Artikel 9.

Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij elk punt wordt tevens behandeld elk mondeling door een lid tijdens de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.

5 Leden

Artikel 10.

TPV Set‟77 kent drie categorieën leden: seniorleden, juniorleden en donateurs. Daarnaast zijn er ereleden en is er jaarlijks een „vrijwilliger van het jaar‟. Ereleden zijn zij die zich op bijzonder eervolle wijze jegens de vereniging onderscheiden hebben. Op voorstel van het bestuur kan de algemene vergadering bij besluit met een meerderheid van tenminste tweederde van de geldig uitgebrachte stemmen, een lid wegens bijzondere verdiensten voor de vereniging het predicaat “erelid” verlenen.

TPV Set‟77 kent meerdere contributies. Voor de jeugd: het juniorlidmaatschap(basis) en het alles-in-1-abonnement(inclusief training en georganiseerde jeugdactiviteiten). Voor de senioren: Senior lidmaatschap, Zomer Challenge, Studentenlidmaatschap en Rustend lid. Meer informatie over voorwaarden en tarieven zijn te vinden op de website van TPV Set‟77.

6 Commissies

Artikel 11.

TPV Set‟77 kent de volgende commissies: 

• Culinaire commissie
• Feestcommissie •
• Financiële commissie •
• Jeugdcommissie •
• Kascommissie
• Paviljoencommissie •
• Pr-commissie •
• Sponsorcommissie •
• Technische commissie •
• Toernooicommissie •
• Vertrouwenscontactpersoon

Op de website worden de werkzaamheden en contactgegevens van de diverse commissies beschreven.

Artikel 12.

De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, die zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie.

Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het orgaan dat hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van elke commissie worden geregeld of gewijzigd.

De commissies - met uitzondering van de kascommissie als bedoeld in artikel 14, lid 4 van de statuten - kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

Artikel 13.

De kascommissie, als bedoeld in artikel 14, lid 4 van de statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.

7 Besluitvorming

Artikel 14.

Indien een aan de orde gesteld voorstel geen stemming behoeft, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In het tegenovergestelde geval wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat gesteld zijn, wordt tot schriftelijke stemming overgegaan.

Artikel 15.

Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes of een andersoortige anonieme (digitale) stemmingstool. Ter bepaling van het resultaat der stemming blijven ongeldige- en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje of in de anonieme (digitale) stemmingstool iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.

Artikel 16.

In geval van verkiezing van bestuursleden wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de algemene vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die is kandidaat gesteld op de wijze als bij de statuten en huishoudelijk reglement is geregeld. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij statuten of huishoudelijk reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.

8 Bestuur

Artikel 17.

De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht, het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van gemachtigde worden uitgeoefend. Een verenigingsbestuurder stelt zich beschikbaar voor een bestuursperiode van drie jaar. Elk jaar treden twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9, lid 10 van de statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter invulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt aan op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, aftreedt.

Artikel 18.

In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur.

Artikel 19.

Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald. 9 Verplichtingen van het bestuur

Artikel 20.

Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

a. namen en adressen van de in artikel 5, lid 1 van de statuten bedoelde personen;

b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;

c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.

Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens. De in dit artikel bedoelde administratie wordt minimaal zeven jaar bewaard.

10 Straffen

Artikel 21.

De in de statuten genoemde schorsing kan worden opgelegd voor een maximumduur van het resterende deel van het lopende contributiejaar.

11 Aanmeldingsformulier

Artikel 22.

Op het digitale aanmeldingsformulier op de website van TPV Set ‟77 dient te worden vermeld: voornaam, achternaam, geslacht, adres, woonplaats, e-mailadres, geboortedatum, nationaliteit en overige contactgegevens…………….

De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.

De leden zijn verplicht alle veranderingen in de persoonsgegevens ten spoedigste aan de daartoe aangewezen persoon door te geven.

De vereniging kan de persoonsgegevens van de leden binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en is verplicht de persoonsgegevens te verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid. 12

Slotbepalingen

Artikel 23.

Alle leden kunnen kennis nemen van de Statuten en dit reglement via de website van de vereniging. Artikel 24 . Aldus vastgesteld door de algemene vergadering op ……………….